Met deze tips wordt Microsoft Teams nog makkelijker in gebruik

Doordat iedereen thuis moet werken door het coronavirus zijn videoconferentie apps plotseling enorm populair geworden. Microsoft Teams is één van de snelle stijgers. Om je ervaring met de applicatie zo fijn en geoptimaliseerd mogelijk te maken hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet.

Microsoft is een gigantisch bedrijf dat natuurlijk meer maakt dan alleen Microsoft Teams. Veel applicaties zijn ook bedoeld voor bedrijven, waar je optimaal gebruik van kan maken tijdens gesprekken met collega’s.

Wil je er bijvoorbeeld voor zorgen dat niemand het overzicht kwijtraakt of een vergadering mist, dan kan je Microsoft Planner gebruiken om afspraken in te plannen. Ook andere applicaties in Office 365, zoals PowerPoint of Excel, kunnen goed gebruikt worden tijdens de conversaties in Microsoft Teams.

Werk je in een redelijk groot bedrijf of heb je een positie waarbij je veel verschillende collega’s moet spreken, dan is de kans groot dat je veel verschillende conversaties hebt binnen jouw eigen Team.

Het kan daarbij handig zijn om de gesprekken hun eigen naam te geven, in plaats van alleen de deelnemers aan het gesprek te laten zien. Dat is met name het geval als het gaat om een belangrijk onderwerp of project. Met de zoekfunctie kan je vervolgens ook veel makkelijker gesprekken weer opzoeken als je je geheugen wil opfrissen of snel aan informatie moet komen.

We zijn tegenwoordig zo ver gekomen met communicatiemiddelen dat emails alweer bijna achterhaald zijn. Veel inboxen zullen vol zitten met nieuwsbrieven waar je je jaren geleden op hebt geabonneerd of mailtjes van webshops waar je iets hebt besteld. Als je met elkaar wil communiceren, dan grijpen mensen eerder naar apps als WhatsApp of Slack.

Bedrijven maken daarentegen nog wel veel gebruik van emails, ook tussen collega’s. In Microsoft Teams is bovendien een zeer handige functie, wanneer je informatie uit een email snel wil delen met alle deelnemers in een gesprek. In plaats van iedereen te mailen en hun adressen op te zoeken en in te voeren, kan je in Teams een mail doorsturen naar het gesprek zelf, waarna iedereen de mail kan lezen. Klik op de drie puntjes om vervolgens de optie te kiezen om een emailadres te maken voor het groepsgesprek, verstuur de mail en de informatie is gedeeld.

Doordat iedereen thuis aan het werk is en overlegd moet worden via videobellen, kan het soms behoorlijk saai of langdradig worden achter je PC. Na de vierde vergadering op rij zal je stemming en aandacht in rap tempo achteruit gaan.

Het kan daardoor nuttig zijn om de situatie soms even wat luchtiger te maken. Dat kan je doen door middel van de GIFjes die zijn geïntegreerd in Microsoft Teams, maar je kan ze ook zelf maken met Giphy. Niets is leuker dan de situatie even op te beuren met een persoonlijk GIFje of een inside joke. Houd alleen wel rekening met de stemming, want niet bij elk bedrijf is een GIFje gewenst.

Dit klinkt natuurlijk heel logisch, maar toch wordt het door veel mensen wel eens vergeten: download de app van Microsoft Teams voor je smartphone en tablet. De applicatie is beschikbaar voor zo’n beetje elk mobiel platform.

Dankzij de app kan je overal bereikbaar zijn voor je collega’s en hoef je niet meer gevangen te zitten achter je PC. Zo kan je een vergadering houden vanaf de bank via je smartphone of kan je nog snel reageren op een vraag terwijl je in de supermarkt staat voor een paar essentiële boodschappen. Wil je een tijdje echt niet gestoord worden, dan kan je de app of je smartphone ook gewoon even op stil zetten.